Viagens corporativas são peças fundamentais no cotidiano de muitas empresas. É por meio destas viagens que são realizados treinamentos e são consolidados novos acordos comerciais, além de tornar possível a presença da organização em eventos importantes. Mas como economizar em viagem corporativa?

Apesar de sua importância, a execução de viagens corporativas chega a representar um dos maiores gastos de uma empresa. Por isso, destacamos neste artigo alguns pontos importantes para a realização de viagens sem que haja perda de qualidade ou conforto para os colaboradores. Confira!

Implantar uma política de viagem

Além da redução significativa de custos, a implantação de uma política de viagens corporativas bem estabelecida traz diversos benefícios.

Utilizando uma política detalhada a empresa otimiza os processos operacionais e administrativos referentes às viagens, alinha os procedimentos à cultura organizacional e garante segurança e qualidade para o colaborador durante seu tempo fora.

A política de viagem deve ser determinada de acordo com o perfil da empresa, observando as necessidades de cada departamento e os destinos e fornecedores mais utilizados. É importante identificar quais departamentos demandam mais viagens e suas carências, meios de pagamento utilizados e seus gastos previstos.

Planejar as viagens com o máximo de antecedência

Uma vez que se tenha estabelecido uma política de viagem adequada às necessidades da empresa e seus setores, é mais fácil organizar com antecedência as viagens que serão realizadas.

É aconselhável verificar se as viagens precisam ser realizadas em dias específicos ou se podem ser agendadas para dias e horários que representem custo menor para a empresa.

Além disso, é recomendado evitar a remarcação de passagens, já que normalmente se aplicam multas e diferenças tarifárias que podem pesar no orçamento ou praticamente anular as vantagens da compra antecipada.

Com planejamento e organização durante o agendamento de viagens, é possível evitar imprevistos e gastos emergenciais.

Sempre negociar com os fornecedores

A partir da definição de quais departamentos precisam realizar mais viagens, seus destinos comuns e fornecedores utilizados, é possível buscar acordos mais vantajosos para a empresa.

Vários fornecedores são acionados durante uma viagem corporativa, por exemplo hotéis, locadores de automóveis, companhias de transporte, companhias aéreas e rodoviárias. Ao estabelecer diálogo com esses serviços, é possível fechar acordos e pacotes que atendam às necessidades de ambas partes.

Utilizando os mesmos fornecedores e estreitando suas relações com a empresa, pode-se conseguir descontos e condições que se encaixem às carências e orçamento da empresa.

Buscar a melhor relação entre custo e benefício

A qualidade dos serviços prestados para o colaborador que está se deslocando é pré-requisito para uma viagem corporativa de sucesso. No entanto, com uma pesquisa eficiente é possível garantir a redução de custos de uma viagem sem abrir mão da segurança e conforto do viajante.

Existem empresas especializadas na gestão de viagens corporativas, que garantem a melhor relação entre custo e benefício de acordo com as expectativas da empresa contratante.

Realizar viagens com certa frequência é fundamental para o desenvolvimento de diversas empresas. Portanto, saber como economizar em viagem corporativa sem perder qualidade é algo extremamente desejável no meio empresarial.

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