Com a constante expansão dos negócios, muitas companhias precisam que haja pessoas presentes em diversas filiais, clientes ou até mesmo que participem de feiras e reuniões.

E-mails e videoconferências até ajudam, mas nunca vão substituir a presença física com a finalidade de fechar novas parcerias e acordos, por exemplo. Ao deslocamento com essas finalidades, damos o nome de viagem corporativa.

Essa atividade é cada dia mais comum e é responsável por uma boa cota do orçamento empresarial. De olho nesse aspecto, é preciso dar passos seguros em relação à organização de uma viagem eficiente para que o investimento tenha retorno garantido. Você sabe como fazer isso? Confira abaixo 6 dicas e aprenda a se estruturar melhor!

1. Verifique a necessidade da viagem

Primeiramente, é necessário obter informações sobre a real necessidade do deslocamento. Temos tantas tecnologias disponíveis hoje em dia que vale a pena avaliar o custo-benefício de uma visita presencial.

Faz parte da boa gestão ter conhecimento sobre todas as implicações das tomadas de decisões. Portanto, dê total atenção aos passos que a sua empresa precisa dar para se tornar aquilo a que se propõe.

Se realmente é preciso que a viagem seja feita, que assim seja, afinal, o barato pode sair mais caro depois. Se é primordial a visita presencial para os negócios, tenha atenção ao próximo tópico e comece o planejamento.

2. Faça um planejamento

Planejar sempre é necessário! O orçamento deve ser controlado, visto que, especialmente em momentos de crise, é fundamental ter atenção com as despesas.

Entretanto, há quem diga que, mesmo nos momentos de fartura, é imprescindível cortar custos. Então, seja qual for o momento econômico em que sua empresa se encontra, o controle de gastos deve ser registrado na ponta do lápis.

Se, para manter os negócios em pleno funcionamento, é preciso um número alto de viagens, tome como base a quantidade e os valores gastos do ano anterior e evite surpresas.

Durante o planejamento, analise os principais pontos:

  • Como será feita a viagem?
  • Em qual tipo de hotel o colaborador ficará?
  • Por quantos dias?
  • Será necessário alugar um carro?

Esses e outros questionamentos precisam de respostas para que tudo ocorra bem e você possa planejar a viagem dentro do orçamento disponível.

Não se esqueça de que a antecedência é a chave para a economia. Dessa forma, quanto mais rápido você puder definir um calendário de viagens, visitas e reuniões, mais tempo você ganha para barganhar descontos e encontrar preços melhores.

Além disso, planejando-se meses antes, você pode fugir dos altos preços das passagens aéreas e das lotações esgotadas em hotéis. Claro que surgirão viagens de última hora mas, ganhando margem com os outros deslocamentos, sobrará alguma cota para essas situações esporádicas.

3. Feche parcerias com fornecedores

Busque parceiros que possam vir a oferecer boas condições — não só financeiras, mas também de conforto e segurança para o viajante.

Não abra mão das vantagens que muitas companhias aéreas oferecem. Muitas delas chegam a reduzir o preço das passagens quando se compra trechos por lotes. Se você tiver se organizado antecipadamente, pode comprar pacotes com descontos especiais e ir usando-os à medida que for necessário.

Filie-se a programas de milhas aéreas e assine as newsletters relacionadas ao tema. Você sempre terá informações sobre as melhores promoções.

Dê atenção especial à telefonia. Em deslocamentos que implicam em mudanças de roaming, você precisa contar com planos específicos para isso. Contate as operadoras de telefonia e descubra meios mais práticos e acessíveis de manter a comunicação sem encarecer a conta de telefone no final do mês.

4. Cuide da segurança da viagem corporativa

Em geral, uma viagem que é planejada com segurança é mais econômica para todos. Lembre-se de que a empresa é responsável pelo deslocamento do colaborador e isso pode sair bem caro, caso ocorra algum imprevisto.

Por isso, a regra geral é bem popular, mas verdadeira: o barato pode sair caro. Então, em algumas coisas não vale a pena economizar. Como, por exemplo, no seguro viagem.

Já pensou se, em meio a uma rodada de negócios, o seu representante come alguma coisa estragada e precisa ser encaminhado a um pronto-socorro? Além de acabar com a participação da empresa no evento, pode trazer um prejuízo grande ao seu cofre.

Outro seguro importante é do automóvel. Não alugue um carro sem ele. Mesmo que seja só a trabalho, conduzir um veículo é sempre um risco e pode pesar no bolso caso ocorra algum imprevisto quando ele estiver sob posse da sua empresa.

5. Procure empresas especializadas

Com o intuito de ajudar outras empresas, existem agências especializadas em viagens corporativas que ajudam a encontrar pacotes econômicos completos que atendam às necessidades de cada cliente.

Além de tornar a gestão da viagem mais segura (com atendimento 24 horas) e prática, essas organizações possuem conhecimentos em processos burocráticos, como vistos, por exemplo, agilizando os problemas e economizando tempo.

Outro benefício é a emissão de relatórios personalizados que fazem o acompanhamento das despesas por centro de custo e colaborador.

Essa vantagem pode ser considerada uma das principais, pois muitas empresas nem sequer sabem o que está sendo investido em viagens corporativas ou quais setores estão utilizando mais esse recurso.

Com dados fornecidos por agências especializadas, fica mais fácil identificar os gargalos das operações e buscar soluções para reduzir os custos e aumentar a produtividade.

E, por falar nela, outro ganho em contar com um serviço profissional é que você aumenta a produtividade do seu pessoal, uma vez que você não precisará de uma equipe completa envolvida no planejamento das viagens da sua empresa.

Pois convenhamos: pesquisar passagens aéreas baratas, cruzar horários, datas, organizar transferes nos aeroportos, fazer reservas em hotéis, reservar salões para reuniões, checar restaurantes mais próximos, tudo isso toma muito tempo!

6. Apresente a política de viagens ao colaborador

A política de viagens corporativas estabelece as regras para os deslocamentos de colaboradores realizados visando os interesses da organização. Nessa política, é preciso definir bem todas as normas e ps procedimentos necessários em uma viagem. As responsabilidades da empresa e do trabalhador devem estar claras e objetivas.

Portanto, não deixe de apresentar esse documento a todos os colaboradores que viajarão. É preciso que todos tenham acesso a ela e que ela seja seguida à risca. Dessa forma, é possível controlar os gastos e ficar dentro do orçamento previsto.

Pronto! Agora você já sabe como organizar a viagem corporativa para a sua empresa. É importante lembrar que ela deve ser bem planejada e organizada, para fazer com que a organização alcance seus objetivos sem estourar o seu orçamento.

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