Com a constante expansão dos negócios, muitas companhias precisam que haja pessoas presentes em diversas filiais, clientes ou até mesmo que participem de feiras e reuniões. E-mails e videoconferências até ajudam, mas nunca vão substituir a presença física com a finalidade de fechar novas parcerias e acordos, por exemplo.

Então, como organizar a viagem corporativa de maneira eficiente? Confira abaixo 6 dicas e aprenda a se estruturar melhor!

1. Verifique se a viagem é realmente necessária

Primeiramente é necessário obter informações se o deslocamento é realmente necessário. Depois, avalie quais serão os pontos positivos desse deslocamento, pois sempre que alguém se locomove, gera um custo. Nesse sentido, se poderá trazer lucro em prol da companhia, vale a pena o investimento na viagem.

2. Faça um planejamento

Planejar sempre é necessário! O orçamento deve ser controlado, visto que em momento de crise, é fundamental ter uma atenção em especial com as despesas. Se sua empresa possui um número alto de viagens, tome como base a quantidade e valores gastos do ano anterior e evite surpresas.

Durante o planejamento, analise os principais pontos:

  • Como será feita a viagem?
  • Qual tipo de hotel o colaborador ficará?
  • Quantos dias?
  • Será necessário alugar um carro?

Esses e outros questionamentos precisam de respostas para tudo ocorrer bem e você poder planejar a viagem dentro do seu orçamento disponível.

3. Faça parcerias com fornecedores

Busque parceiros que possam vir a oferecer boas condições não só financeiras, mas também conforto e segurança para o viajante.

Existem redes de hotéis por exemplo, que fazem acordos e oferecem programas de fidelidade. Possuir boa habilidade de negociação nesse momento fará toda a diferença.

Firme parcerias com restaurantes, agências de turismo, companhias aéreas e locadoras de veículos. Você pode ter a chance de conseguir melhores formas de pagamentos, promoções e benefícios.

4. Organize-se com antecedência

No geral, a viagem que é planejada com mais antecedência, tem menos chance de ocorrer imprevisto e maiores oportunidades de conseguir boas condições.

Com antecedência, existe mais disponibilidade e opção por preços menores. Se houver a necessidade de cancelamentos ou remarcações, será mais fácil conseguir fazer um novo planejamento em tempo hábil, além de conciliar melhor com os horários da agenda do colaborador que viajará.

5. Procure empresas especializadas em viagens corporativas

Com o intuito de ajudar outras empresas, existem companhias especializadas em viagens corporativas que ajudam a encontrar pacotes econômicos completos que atendam às necessidades de cada cliente.

Além de tornar a gestão da viagem mais segura (com atendimento 24 horas) e prática, essas organizações possuem conhecimentos em processos burocráticos, como vistos, por exemplo, agilizando os problemas e economizando tempo.

Outro benefício é a emissão de relatórios personalizados que fazem o acompanhamento das despesas por centro de custo, colaborador e muito mais.

6. Apresente a política de viagens corporativas ao colaborador

A política de viagens corporativas estabelece as regras para os deslocamentos de colaboradores realizados visando os interesses da organização. Nessa política, é preciso estar bem definido todas as normas e procedimentos necessários em uma viagem. As responsabilidades da empresa e do colaborador devem estar claras e objetivas.

Portanto, não deixe de apresentar esse documento a todos os colaboradores que viajarão. É preciso que todos tenham acesso e que a política seja seguida à risca. Dessa forma, é possível controlar os gastos e ficar dentro do orçamento previsto.

Pronto! Agora você já sabe como organizar a viagem corporativa para a sua empresa. É importante lembrar que ela deve ser bem planejada e organizada para fazer com que a organização alcance seus objetivos sem estourar o seu orçamento.

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