Um dos maiores desafios enfrentados por uma empresa é saber como reduzir custos sem afetar negativamente seu crescimento. A despesa com viagens corporativas é uma das maiores das organizações. Assim, é fundamental estabelecer uma política de viagem corporativa eficiente, reduzindo custos e auxiliando no desenvolvimento da empresa.

Dessa forma, separamos, neste post, pontos importantes a serem considerados na implementação ou aprimoramento da política de viagem corporativa. Confira:

Benefícios gerados

O maior benefício alcançado por meio de uma política de viagem é a redução de custos. Com uma política bem estruturada, clara e simples, é possível reduzir consideravelmente os gastos com viagens, eliminando custos não previstos. Ao organizar apropriadamente os gastos, se estabelece orçamentos coerentes às necessidades dos colaboradores e da empresa.

Além disso, uma política bem instaurada traz maior segurança aos colaboradores, melhora a qualidade das viagens e a satisfação da equipe, sem abrir mão do que é necessário para o viajante. Isso acontece já que modelos eficientes de viagens corporativas também visam atender melhor as demandas de todos que precisam viajar pela corporação.

Uma boa política de viagem corporativa também auxilia no crescimento geral da empresa. Com a redução do tempo gasto com processos operacionais em cada viagem, torna-se mais fácil o comparecimento da equipe a treinamentos e eventos importantes.

Uma empresa que oferece viagens corporativas com qualidade, segurança e conforto para o colaborador está em vantagem em relação às outras em retenção de talentos. Viagens mal planejadas e executadas podem ser exaustivas para o colaborador, prejudicando sua relação com a organização.

Como implementar uma política de viagem corporativa

A política de viagem corporativa deve contemplar, antes de tudo, as necessidades de cada organização e departamento. É fundamental que a política implantada esteja alinhada com a cultura organizacional, os valores e o cotidiano da empresa com suas peculiaridades.

Deve-se ter em mente a quem se aplica às viagens corporativas, com que frequência são solicitadas e os pré-requisitos para executá-las. Apenas traçando perfis de viagem de cada departamento é possível mensurar e determinar custos de diárias, despesas relacionadas e o orçamento necessário em cada caso.

Clareza na política de viagem

Uma política de viagem corporativa deve ser clara e simples. Por meio de uma política concisa, consegue-se reduzir conflitos e mal entendidos. É imprescindível que o colaborador tenha conhecimento exato de seu orçamento durante a viagem, o que é reembolsável e o que não é e o que pode ser gasto em nome da empresa.

Seja utilizando um cartão corporativo ou método de reembolsos, é aconselhável que os parâmetros de gastos estejam bem delineados tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Ao tornar claro quais despesas o viajante pode realizar e de que forma ele precisa comprovar tais gastos, evita-se custos extraordinários e consegue-se garantir uma viagem mais segura e tranquila para o colaborador.

Estabelecer uma política de viagem corporativa que se adeque às necessidades de uma empresa pode ser um passo determinante para o seu desenvolvimento e redução de custos. Ficou claro o que é preciso para uma política de viagem corporativa eficiente? Siga-nos nas redes sociais e leia mais artigos como esse!