Quando seu colaborador precisa ir para outra cidade a trabalho, você tem que ter em mente que a empresa é obrigada a bancar todos os custos que envolvem o deslocamento, como alimentação, hospedagem e transporte. Se é o funcionário que viaja com carro particular, a atenção necessita ser redobrada.

Isso porque utilizar o veículo próprio pode abrir prerrogativa para que a empresa seja cobrada por isso. E existem diversas formas de evitar problemas trabalhistas. Saiba agora o que pagar ao funcionário que pega a estrada com seu automóvel.

O que a empresa deve pagar?

A companhia deverá pagar uma ajuda de custo para os funcionários que viajam nos seus carros. Esse valor é calculado com base em sindicatos e entidades de condutores autônomos e leva em consideração a quilometragem rodada.

Esse pagamento tem que incluir ainda o combustível e os custos da manutenção, para cobrir falhas no motor, desgaste dos pneus, pastilhas de freios, entre outras avarias. Qualquer dano que venha a acontecer durante uma viagem corporativa é de responsabilidade da empresa. Exceto se o motorista usa o carro por comodidade e não para atender um pedido do contratante.

Confira, a seguir, quais as ações necessárias para evitar problemas com o funcionário que viaja com carro particular!

Estabeleça um acordo formal

Acordos verbais não valem de nada no mundo trabalhista. Por mais confiança que exista entre as partes, formalize no papel o que foi combinado. Isso vale tanto para o funcionário que viaja com carro particular, como para aqueles que usam somente a frota da empresa.

Esse documento tem que ser desenvolvido pelo jurídico e conter todas as possíveis abordagens em relação à questão. O mesmo entendimento tem que ficar claro na política de viagens corporativas da empresa, a fim de que todos saibam o que é permitido e o que não é.

Faça seguro do carro

Se o seu funcionário viaja em carro particular, uma boa forma de economizar nas despesas é incluindo-o em um seguro, caso ele não tenha um. Essa é uma forma de evitar grandes prejuízos em caso de sinistros, como roubos ou acidentes.

Alguns seguros veiculares mais completos fornecem ainda auxílio mecânico para problemas urgentes e assistência 24 horas — uma boa maneira de a empresa ficar mais tranquila em relação às viagens em carros privados.

Comprove todos os pagamentos

Se a empresa leva a sério os seus compromissos e faz questão de pagar pelo uso do carro do funcionário, é primordial que ela prove tudo isso. Logo, a companhia deve guardar todos os recibos e notas por, no mínimo, cinco anos.

Se a gestão de viagens corporativas fizer uso de um software de gerenciamento de deslocamentos, é ainda mais fácil ratificar o que foi cumprido por parte do contratante, pois o meio eletrônico consegue armazenar inúmeros dados, datas e comprovantes sem precisar de tantos papéis.

Reconsidere seu posicionamento

É altamente recomendado que o gestor avalie a real necessidade de o funcionário dirigir seu próprio carro. Lembre-se de considerar um fornecedor de automóvel e coloque na balança as despesas e as vantagens de um e de outro.

Existem muitas agências especializadas em viagens corporativas, que organizam deslocamentos de forma prática, econômica e com segurança jurídica para a empresa. Vale a pena avaliar a necessidade de manter o funcionário que viaja com carro particular. O que você acha dessa questão? Deixe seu comentário!