As viagens corporativas fazem parte da rotina de muitas organizações. Essas viagens normalmente visam ampliar seu campo de atuação ou manter a empresa forte no mercado. Para muitas, são parte fundamental do seu plano de negócios, porém, se não for feita uma boa gestão de viagem corporativa, elas podem gerar um impacto expressivo no orçamento.

Nesse artigo você vai compreender a importância dessa gestão e as vantagens que ela oferece. Acompanhe!

O que é a gestão de viagem corporativa

Organizar uma viagem requer atenção para diversos detalhes, e no caso de viagens corporativas, esses detalhes são ainda mais minuciosos.

Isso porque nas viagens de negócio, é essencial que o tempo seja aproveitado ao máximo possível com o menor custo. Assim, é preciso estudar cada viagem ― pois o roteiro varia em função da sua finalidade ― e adequar cada uma à necessidade da empresa.

Por isso, é fundamental estabelecer regras para as viagens, de modo que os gastos estejam dentro do orçamento da empresa, e para que a viagem aconteça sem atrasos ou grandes imprevistos.

A gestão de viagem corporativa visa atender às exigências e necessidades da empresa. São feitas pesquisas para se determinar, entre outros:

· a melhor empresa para compra de passagens;

· hospedagem próxima ao destino, ou em ponto estratégico que favoreça o roteiro;

· tipo de transporte a ser adotado;

· tempo limite para compra das passagens;

· duração da viagem.

Tudo é feito em tempo hábil e pré-determinado, e ao final do processo, é gerado um relatório que mostra como se deu cada procedimento, os gastos envolvidos, e outros dados para consulta e análise.

A gestão de viagem corporativa pode ser feita por colaboradores da empresa, por meio de uma política que defina os parâmetros para as viagens, ou por uma empresa especializada. Essa última é uma alternativa interessante e vantajosa, porque a responsabilidade por organizar e gerenciar as viagens fica a cargo de profissionais.

As vantagens em se adotar a gestão de viagem corporativa

As viagens são um gasto controlável da empresa, desde que sejam adotadas políticas para uma boa gestão de viagem corporativa, que traz vantagens como:

Redução de gastos

Por serem realizadas pesquisas de mercado antes de fazer a contratação de serviços, é possível reduzir os custos de cada viagem. A gestão prevê parcerias com prestadoras de serviços, negocia descontos, analisa a participação em programas de fidelidade, entre outros que promovem redução de valores.

Melhor aproveitamento do tempo

Com o planejamento estratégico da viagem, é possível aproveitar melhor o tempo do profissional, determinando o melhor horário de chegada, onde se hospedar, como se locomover, entre outros.

Previsão de gastos

Como são gerados relatórios para as viagens realizadas, a gestão possibilita a previsão de gastos da empresa, que saberá ao certo quanto investe em suas viagens.

Mais controle

Por meio dos relatórios também é possível ter controle sobre tudo o que aconteceu durante a viagem e melhorar os parâmetros que ainda não atendem as exigências da empresa.

Fim da correria e atrasos

Um dos pontos controlados pela gestão de viagem corporativa são os prazos, tanto para solicitação da viagem como para compra da passagem e reserva da hospedagem.

Dessa maneira, elimina-se a correria de última hora para os preparativos. Afinal, deixar para planejar uma viagem em cima da data implica em gastos maiores pela falta de tempo para pesquisar os serviços e ainda gera atrasos quando não há tempo hábil para essa preparação.

Por isso, ter um responsável pela gestão de viagem corporativa significa ter menos gastos, menos preocupação, mais informação, controle, aproveitamento de tempo e outras vantagens para a empresa.

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