Para ter sucesso no seu negócio, é primordial que todas as receitas e despesas sejam devidamente registradas. Os setores precisam ter esse controle, principalmente aqueles que cuidam dos gastos externos com funcionários. É aí que entra a gestão de viagens corporativas.

Durante um deslocamento a trabalho, a empresa deve bancar todas as despesas do colaborador. Porém, nem todas as situações serão previstas antecipadamente. Por isso, é importante prever todas as questões relacionadas ao reembolso. Veja agora 5 dicas para organizar esse processo.

1. Tenha um calendário de viagens

O primeiro passo para que todo o investimento em viagens corporativas tenha um retorno garantido é planejar as ações. Comece desenvolvendo um calendário ou cronograma com as atividades previstas para os próximos meses. Dessa forma, ficará mais fácil agendar reuniões, visitas e participações em eventos em lugares distantes.

Trabalhar com antecedência também vai pesar menos no bolso. Você terá que lidar com menos imprevistos e diminuirá consideravelmente as possibilidades de ter que reembolsar os funcionários. Mas, se isso for inevitável, leia a próxima dica.

2. Crie uma política de viagens corporativas

Nada melhor para evitar problemas com os funcionários do que criar uma política para o setor. Na prática, você tem que colocar no papel tudo o que pode e o que não pode ser feito durante um deslocamento a trabalho.

A gestão de viagens corporativas vai ganhar um novo fôlego com a implantação dessas regras e normas. São elas que vão definir prazos, condições, fornecedores, expediente, limites, gastos, entre outras questões.

3. Elabore diretrizes para reembolsos

Dentro da política de viagens corporativas, deve haver uma área específica sobre como proceder em casos de reembolsos. Esse tema é extremamente delicado, pois pode gerar especulações e problemas futuros com funcionários. Afinal, dinheiro é coisa séria.

Ambas as partes não podem ser lesadas com despesas extras — nem o funcionário, nem a empresa. Logo, é imprescindível que as diretrizes deixem claro como o colaborador deve proceder em relação à necessidade e à comprovação de despesas que não estavam previstas e quanto tempo a empresa tem para devolver o dinheiro ao colaborador.

4. Estabeleça avaliações constantes

Seu funcionário viaja tanto que não tem tempo para avaliar os resultados desses deslocamentos? Uma gestão de viagens corporativas eficiente sempre faz um feedback, mesmo que isso tome um certo tempo da equipe.

Aproveite para conferir todas as notas e cupons apresentados pelo colaborador e tenha controle sobre os limites estabelecidos. Converse, questione e busque aprimorar todas as experiências do funcionário, afinal, isso é um grande investimento por parte da empresa.

5. Utilize tecnologia

Os softwares de gestão de viagens corporativas são muito úteis. Eles têm soluções práticas e rápidas para ajustar prazos, horários, valores, destinos e parceiros. Uma grande vantagem da utilização da tecnologia a favor de uma gestão eficaz é a redução da burocracia e de toda papelada dos reembolsos.

E a melhor forma de ter acesso a essa tecnologia é contratando uma agência especializada em viagens corporativas. Elas dispõem de mecanismos especiais para organizar a devolução do dinheiro por meio da automatização e do controle de corridas de táxis, refeições em restaurantes, locação de veículos e diárias de hotéis. Com um clique, você terá em mãos relatórios, estatísticas e controle absoluto dos reembolsos que precisam ser feitos.

Uma gestão de viagens corporativas precisa priorizar algumas ações e, sem dúvida, uma delas é o reembolso para os seus colaboradores. Isso deixará o seu funcionário satisfeito e preservará o seu negócio de problemas com a justiça. Assine nossa newsletter e saiba como ter êxito nessa área.