Quando o assunto é organizar viagens corporativas, o processo de reserva é peça-chave para que tudo corra da forma mais eficiente. Planejar com antecedência ― seguindo a política da empresa ― é uma atividade que demanda tempo e atenção redobrada.

Para resolver a questão, muitas companhias estão recorrendo a fontes adicionais de assistência, como o self-booking, um serviço de fácil uso e alta eficácia. Quer saber do que se trata e como ele pode ser útil para o seu negócio? Acompanhe este post!

O que é self-booking?

O self-booking é um sistema de processo transparente, que permite ao próprio colaborador definir um deslocamento, dentro dos parâmetros da política da empresa. Por meio da contratação de uma agência especializada, a companhia pode organizar as viagens de acordo com sua demanda específica.

A agência disponibiliza uma ferramenta que possibilita ao cliente reservar hotéis, passagens aéreas e veículos, entre outros serviços, o que garante ao contratante o acesso a informações valiosas para o seu planejamento.

Ao optar por esse processo, a empresa tem acesso a um amplo leque de ofertas e produtos, tornando o procedimento mais rápido e eficiente. Além disso, há a garantia de que a política interna não seja quebrada, já que é possível customizar o sistema para permitir apenas reservas com um mínimo de antecedência, por exemplo, ou dentro de um limite de valores.

Essa prática ainda é recente no Brasil e, por isso, desconhecida em várias companhias. A seguir, confira algumas das principais vantagens que o seu negócio pode ter utilizando o método do self-booking.

Quais são as principais vantagens da ferramenta?

1. Economize

O uso do self-booking resulta em economia direta de recursos, uma vez que a organização tem autonomia para fazer as reservas que desejar.

Isso reduz a carga de trabalho, tornando desnecessária a intervenção de agentes de turismo, o que acaba reduzindo as taxas finais de pagamento. Vale destacar, também, que a ferramenta indica para a sua empresa os valores mais acessíveis.

Alguns dos pontos influenciados pelo uso do self-booking são:

Custos

As despesas com viagens corporativas estão entre as 5 maiores de uma corporação. Nesse orçamento, estão inclusos os gastos clássicos com passagens aéreas e hotéis, mas também com detalhes que, acumulados, somam quantias consideráveis, como: deslocamentos entre aeroportos, seguros-saúde, refeições fora de hora e ligações em roaming.

Controle das movimentações

A partir do estabelecimento de diretrizes, torna-se possível um maior controle das políticas de viagens. Nem sempre as normas são seguidas. É só analisar um breve histórico de deslocamentos corporativos para descobrir que muitas questões fogem da política interna relacionada ao assunto.

Para evitar falhas — conscientes ou não — é preciso ter um sistema eficiente que controle automaticamente o que é permitido (ou não) em uma viagem do tipo.

Gestão dos deslocamentos e relatórios gerenciais

Há uma necessidade de gerir as rotas percorridas por colaboradores da empresa e acessar relatórios gerenciais, não é mesmo? Informação é poder.

Um sistema self-booking pode te dar, em um clique, nomes dos funcionários que mais viajam, hotéis mais utilizados, destinos mais baratos, reembolsos, média das diárias de alimentação (de acordo com o cargo ou época do ano), entre outros subsídios que facilitarão a gestão de viagens empresariais.

Informatização do processo e registro das informações

Esse benefício exclui as inúmeras pesquisas simultâneas que, muitas vezes, ocupam o seu pessoal. Já pensou em como seria procurar por hotéis de última hora, no centro de Curitiba, para uma demanda corporativa importante?

Apareceriam dezenas de opções. E haja comparações e cálculos de rotas, distâncias dos aeroportos ou proximidade com restaurantes para fazer a escolha.

A informatização das viagens delimita e acelera os processos, além de assegurar o registro de tudo ligado a elas: preços, datas, nomes, números de reservas etc.

2. Ganhe tempo

Não é mais necessário, com o self-booking, entrar em várias páginas para anotar o preço de cada companhia. Acessando a ferramenta, preços e horários estarão disponíveis em um mesmo lugar, garantindo praticidade e economia de tempo para a sua empresa. E você sabe como gerir o tempo em viagens corporativas?

A depender da demanda, é natural manter colaboradores exclusivos somente para tratar das viagens dentro da companhia. Quando se aproximam grandes eventos que atraem os interesses corporativos, como feiras, congressos, treinamentos e inaugurações, a organização desses deslocamentos chega a envolver equipes inteiras.

A perda de tempo é ainda maior quando ocorrem imprevistos como atrasos, cancelamentos ou overbookings. Todo o planejamento sai dos trilhos e recomeça-se uma nova corrida contra o relógio para não desorganizar a agenda minuciosamente montada.

Com uma ferramenta adequada, esses incidentes são mais facilmente resolvidos, aumentando a produtividade tanto de quem está controlando a situação quanto daquele que se encontra em deslocamento.

3. Conheça melhor o seu negócio

A utilização dos recursos de self-booking fornece um painel de análise que ajuda a expandir a sua empresa. A partir deles, é possível determinar rapidamente quais são os funcionários que viajam mais, qual o intervalo de tempo entre as viagens e qual a demanda desse deslocamento.

Uma vez que a companhia tem esse conhecimento, torna-se viável delinear melhor a política interna, as estratégias para economizar mais e o planejamento de pessoal, de forma que os deslocamentos não interfiram no cotidiano da equipe.

As ferramentas também funcionam como uma agenda. Ao acessá-las, é possível saber quais colaboradores estão em viagem e quais se deslocarão no futuro. Isso é fundamental para manter a eficiência dos trabalhos externos.

Muitas vezes, um simples remanejamento de pessoas ou datas pode transformar conexões em reuniões proveitosas e intervalos de almoços em negócios.

O que os agentes de viagem ganham com o recurso?

Você deve estar se perguntando como uma agência de viagem ganha com o self-booking em tempos de Google. A verdade é que o sucesso de ferramentas de busca impulsiona ainda mais os serviços especializados.

Acontece da seguinte maneira: a pessoa que está interessada em conhecer o sudeste asiático pode até se informar com fontes online, mas, para garantir uma experiência exclusiva, ela vai procurar um agente especializado.

Assim também ocorre em relação às viagens corporativas. Muitas vezes, o colaborador até já tem em mente o destino, a companhia aérea pela qual deseja voar, o bairro onde prefere ficar e o hotel que oferece as melhores acomodações.

Entretanto, a longo prazo — e quando os deslocamentos são frequentes —, essa tarefa de pesquisa se torna mais dura e cansativa.

Isso porque uma coisa é você ocupar seu tempo para programar uma viagem anual de férias. E outra, bem diferente, é lidar com prazos apertados, orçamento contado, uma agenda a cumprir e, ainda, representar a empresa.

São muitos cruzamentos de informações, regras e valores que fazem com que os deslocamentos corporativos sejam, cada dia mais, uma atividade para ser administrada de forma impessoal.

Outro fator que favorece a contratação de uma agência especializada e capaz de fornecer o sistema de self-booking é que, em tempos de internet, os panoramas mudam muito rapidamente.

Um hotel que estava com diárias mais baratas no período da manhã pode mudar seus preços durante a tarde. Ou, em um piscar de olhos, a promoção de bilhetes aéreos acaba. Se a corporação não tiver um suporte adequado, ela vai continuar a ter problemas na gestão de seus deslocamentos, mesmo com os inúmeros recursos tecnológicos disponíveis.

Por que grandes corporações internacionais preferem o self-booking?

Uma pesquisa realizada pela Sabre, uma empresa americana de tecnologia de viagens, revelou que as pessoas que viajam a negócios têm como prioridades a mobilidade, a segurança e a facilidade dos meios de pagamento.

Nos Estados Unidos, 78% delas fazem uso do self-booking. Já no Canadá, esse percentual é de 74%, seguido de: Itália, com 77%; Espanha, com 73%; países nórdicos, com 60% e Alemanha, com 56%.

O uso dessa ferramenta é prioritário para as corporações internacionais, pois a conexão móvel é uma grande aliada entre os deslocamentos. Mais de 80% dos viajantes usam a internet e 60% dos profissionais contam com pelo menos 3 dispositivos tecnológicos: o notebook, o tablet e o smartphone.

Esse perfil de business travelers revela a necessidade de a empresa fazer uso da tecnologia a fim de monitorar melhor os deslocamentos, além de manter um contato direto com o colaborador que a está representado em outros lugares.

Outra vantagem identificada nesse estudo é que a maior parte dos entrevistados que viaja a trabalho se preocupa com a segurança e é favorável à possibilidade de ser rastreada pela empresa, caso seja necessário.

A posição favorável ao monitoramento entre os estrangeiros é: 87% dos italianos, 71% dos espanhóis, 65% dos alemães, 61% dos americanos, 58% dos canadenses e 48% dos nórdicos.

Mais um ponto, portanto, para o self-booking. A plataforma mantém os dados atualizados e os recursos fáceis de serem empregados na localização da pessoa, por meio das informações armazenadas no sistema.

Manter as despesas de um deslocamento sob controle é uma tarefa árdua. Utilizar as ferramentas certas e de fácil manejo é uma tática primordial para o sucesso desse processo.

O self-booking, dessa forma, é um excelente instrumento, capaz de otimizar o trabalho da empresa e trazer vários benefícios. Além de ser eficiente e gerar economia, a informatização dos dados agrada também aos viajantes frequentes, que se sentem mais confortáveis com informações de fácil acesso sobre deslocamentos, reservas e preços.

Se a sua companhia ainda não adota essa prática, é hora de mudar. Garanta o melhor serviço para o seu negócio e adote o self-booking. Você vai conseguir reduzir custos, impor limites de gastos, produzir relatórios úteis e aumentar a produtividade de todas as áreas envolvidas com as viagens corporativas.

Mas não se esqueça de contratar uma empresa que tenha expertise nos processos de implantação do self-booking, para que você possa contar com os mais modernos aplicativos e softwares de gestão de deslocamentos.

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