Pense comigo: já pensou em organizar todas as verbas para café, almoço, jantar, táxi e combustível dos funcionários de uma grande empresa que viajam a negócios? Depósitos, saques, transferências tomariam todo o seu tempo ou da equipe responsável pelo setor. Pensando nisso, surgiu o cartão corporativo.

O seu objetivo é facilitar a vida de quem está em deslocamento e garantir mais segurança nas transações, tanto para a empresa quanto para o colaborador. Na prática, ele funciona como um cartão de crédito que deve ser utilizado para refeições e transporte, cujo limite é preestabelecido.

Cada empresa tem as suas definições próprias das regras de uso. Para deixá-las bem claras, a maioria entrega, junto com o privilégio de possuir o cartão, um documento que contém a política de viagem corporativa, o qual deve conter os detalhes com as principais finalidades dele. Conheça as regras mais comuns:

Quem pode

Toda organização deve deixar bem explícito quem pode ou não ter um cartão corporativo. Em geral, ele é disponibilizado para altos cargos e para funções estratégicas de profissionais que precisam frequentemente viajar.

Ele pode ser fixo ou temporário, neste último caso para pessoas que estão em trânsito por pouco tempo.

Outra variação é nos tipos de cartão. Há aquele físico e, mais recentemente, o virtual. O primeiro é semelhante a qualquer outro cartão de crédito de plástico. O segundo é uma espécie de código que fica disponível na internet.

A partir desse código, é possível pagar contas, hospedagens e refeições, com a vantagem de oferecer mais proteção contra roubos e perdas, além de tornar os abusos para fins pessoais menos recorrentes, uma vez que o funcionário não está com o cartão em mãos para passar onde quiser.

Limite

O limite de cada cartão corporativo também é variável. Existem executivos de grandes empresas que sequer têm um. A vasta maioria, porém, conta com uma quantia determinada para usos bem definidos.

Os gastos precisam ser compatíveis com a função que a pessoa ocupa. Por exemplo, faz sentido que um vendedor pague o almoço para um cliente importante ou que uma relações-públicas presenteie um antigo fornecedor. Em alguns cargos, essa liberdade não é permitida.

Tipos de estabelecimentos

Por falar em definição, os tipos de estabelecimentos nos quais podem ser utilizados o cartão corporativo também são estipulados.

Por exemplo: alguns não podem ser utilizados para diárias em hotéis; outros não devem ser usados em bares. Já alguns são autorizados para happy hours com parceiros importantes ou servem até para comprar presentes para aniversariantes.

Na verdade, não existe um bloqueio físico, e o que deve designar quais tipos de estabelecimentos e que produtos podem ser comprados com o cartão é a política corporativa da empresa. Por isso, é fundamental a existência dela.

Comprovação

Não pense que tudo isso corre solto. Apesar da praticidade, o uso do cartão corporativo implica prestação de contas por parte de quem o manuseia. Exceto alguns cargos de diretoria, os colaboradores precisam recolher os comprovantes das maquinetas, além das notas fiscais dos estabelecimentos para comprovar a sua utilização.

Fiscalização

Aliado a todas essas questões, a empresa que fornece cartões corporativos precisa fiscalizar as operações. Para isso, muitas delas realizam auditorias esporádicas, monitoram diariamente os gastos de quem está longe e até disponibilizam os números na intranet da empresa para que possam ser conferidos por todos.

A ideia é evitar ao máximo que o colaborador utilize o cartão para feitos particulares ou com gastos desnecessários. Em algumas circunstâncias, há advertência ou suspensão do cartão corporativo, podendo em casos extremos até resultar na demissão do colaborador.

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