É inegável que os deslocamentos de colaboradores geram custos relativamente altos para a empresa. Todavia, também é concludente que o setor é responsável por conquistas incríveis para a expansão e solidificação dos negócios. Logo, é importante ter uma estratégia bem definida a respeito do setor para economizar com viagens comerciais.

Dessa forma, a gestão de viagens corporativas deve respeitar alguns processos para que ela seja bem-sucedida. São ações e detalhes cruciais para não fugir do orçamento e cumprir toda a agenda de reuniões, congressos e eventos do mercado. Veja dicas imperdíveis neste post e comece a poupar hoje mesmo.

Planeje os gastos

Nem sempre é possível prever com antecedência todas as viagens, porém dá para organizar os deslocamentos mais importantes com precedência. Uma feira, congresso ou confraternização, por exemplo, podem ser planejados meses antes e com isso consegue-se economizar com passagens aéreas, hotéis e transporte.

Planeje os gastos de todas as operações e estabeleça um teto para o setor, dessa forma você não fugirá do orçamento e estará prezando pela saúde financeira da companhia.

Crie uma política de viagens

Como saber quem embarca de executiva ou econômica? Qual é o melhor hotel para fazer reuniões? Quanto pagar por passeios turísticos? Todas essas questões precisam ser previamente definidas em uma Política de Viagens Corporativas ou Comerciais.

Esse documento tem que ser construído com uma equipe afinada que saiba o que é fundamental para cada cargo e qual é o objetivo final da viagem: participar de eventos, fechar parcerias, visitar fornecedores, prestigiar um cliente etc. E tão importante quanto a criação dessa Política é divulgá-la bem para os colaboradores, principalmente para deixar claro qual são as regras de reembolso.

Avalie resultados

Chega dessa história de enviar um funcionário para uma determinada cidade ou país e não receber um feedback profundo sobre os resultados do deslocamento. Você precisa entender que analisar a performance é fundamental para saber se você está no caminho certo ou se está gastando dinheiro à toa.

Aplique relatórios padrões e entrevistas a respeito das viagens e saiba quais retornos elas lhe trouxeram. Afinal, a produtividade deve se manter em alta, mesmo longe da sede da organização.

Use a tecnologia

Se tem um fenômeno que pode lhe ajudar a economizar com viagens comerciais é a tecnologia. Por meio dela, é possível fazer reuniões sem sair do escritório e acompanhar os desempenhos à distância.

E quando pegar estrada for inevitável, os computadores, internet e aplicativos darão uma força na comunicação e podem achar passagens aéreas mais baratas, hotéis com diárias camaradas, rotas menos congestionadas, espaço para reuniões entre outros detalhes que reduzem custos.

Contrate uma agência

Você seguramente sabe a diferença entre um cliente de varejo e um atacadista, não é mesmo? As distinções são enormes. Enquanto o primeiro paga mais caro, o segundo compra em volume e acaba poupando muito mais.

Essa lógica é a mesma quando o gestor compra sozinho os bilhetes de avião e negocia diárias. Ele perde muito tempo com pesquisas extensas e tem alternativas limitadas. Quando você contrata uma agência especializada em viagens corporativas, dá um passo a mais para ter acesso às melhores parcerias.

A CW Tour tem 16 anos de experiência em planejar e executar viagens de negócios com comprometimento, inovação e transparência. Ela atende em todo o território nacional, contando com departamentos corporativos e de lazer, além de parceiras por todo o mundo. Uma ótima forma de economizar com viagens comerciais e ter os resultados superiores. Pensando nisso, descubra agora como escolher uma agência de turismo parceira.