As viagens corporativas representam um recurso necessário para as empresas e muito útil para solidificar os negócios. Porém, se não houver a preocupação de reduzir custos, em vez de lucros para a companhia, as viagens podem trazer prejuízos.

Uma viagem pode sair cara se não for bem planejada. Pensando nisso, elaboramos essa lista com algumas estratégias para incorporar à gestão de viagens, com a finalidade de torná-las mais econômicas, sem perder a qualidade dos serviços. Acompanhe!

1. Planeje as viagens com antecedência

Deixar para programar os detalhes da viagem na última hora é um dos maiores erros, e também aquele que contribui para a aumentar os custos.

Quando o prazo para planejamento é pequeno, não há tempo para fazer pesquisas e comparações. O resultado é a contratação do serviço disponível, não importando o seu valor.

Procure fazer o planejamento da viagem muito antes da data prevista. Assim, poderá encontrar o melhor custo-benefício para os serviços que pretende contratar.

2. Estabeleça uma política de viagens

Um das soluções para reduzir custos é implementar uma política de viagens na empresa. Esse documento deve conter informações que vão estabelecer regras para as viagens corporativas.

Ali fica registrado o prazo limite para solicitação da viagem, compra das passagens e reservas. Também ficam estabelecidos os valores que podem ser gastos, tipo de transporte a ser utilizado, tempo de duração das viagens, empresa parceiras, entre outros.

A política trata-se de uma normatização que vai ajudar a manter o controle das viagens, padronizando-as, cortando gastos desnecessários e facilitando a elaboração de relatórios e análises.

3. Utilize a ferramenta Self-booking

O sistema Self-booking é uma ferramenta muito prática oferecida por agências especializadas para o planejamento de viagens. Com ele, você consegue visualizar um leque de opções entre produtos e ofertas dos serviços que procura.

É possível planejar toda a viagem através do Self-booking de maneira rápida e fácil, seguindo a política da empresa e reduzindo custos. O sistema também pode ser personalizado segundo suas necessidades.

4. Negocie as prestações de serviço

A boa e velha negociação é, também, uma alternativa para reduzir custos. Procure utilizar o serviço das mesmas empresas para todas as viagens, assim poderá conseguir preços melhores.

Além disso, faça parcerias com prestadoras de serviços e também participe de programas de fidelidade. Assim, aumentará as chances de conseguir descontos e preços especiais.

Entretanto, encontrar o melhor preço com qualidade nos serviços pode demandar tempo entre pesquisas e negociações. E para que você possa dinamizar essa tarefa, é interessante contratar uma agência especializada.

5. Contrate uma agência especializada

Se você quiser realmente ter uma boa redução de custos sem precisar dar atenção para cada detalhe, contrate uma agência especializada em viagens corporativas.

Com o suporte de uma empresa desse segmento, você não precisará se preocupar com o planejamento das viagens, nem com estratégias para buscar preços menores.

As agências fazem esse serviço e emitem relatórios sobre as viagens para que os gastos sejam analisados e um novo planejamento seja feito, caso ainda não esteja adequado às expectativas da empresa.

Não se esqueça que, para conseguir reduzir custos da maneira como você espera ou como a empresa precisa, é essencial análise e planejamento. Por isso, comece reunindo informações e analisando-as para observar onde estão os gastos maiores e traçar suas estratégias.

As viagens corporativas, embora necessárias, não precisam representar um grande impacto no orçamento da empresa. Reduzir custos é possível, você só precisa avaliar as necessidades da empresa e incorporar estratégias que atendam a essa realidade.

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