As viagens corporativas são extremamente comuns na maioria das empresas, independentemente da área de atuação.

Elas podem ser feitas para a realização de reuniões com empresas parceiras, negociações e fechamentos de negócios e treinamentos, ou até mesmo com o objetivo de prospectar novos clientes.

As viagens corporativas são fundamentais para o crescimento da empresa e para proporcionar ao seu funcionário novos desafios e mais experiência.

Uma viagem de negócios carece de muita atenção dos gestores, que devem orientar devidamente a sua equipe e exigir certos cuidados dela.

Para ajudar você a organizar melhor as viagens corporativas da sua empresa, separamos, neste post, tudo o que você deve fazer para orientar seu colaborador. Confira!

1. Definir os objetivos da viagem

A primeira coisa a ser feita pelos gestores é definir, juntamente com o funcionário, quais são os objetivos da viagem.

Eles podem ser o mais diversos, como: levantar possíveis melhorias para a empresa, fechar negócios com fornecedores, visitar clientes, realizar vendas, entre outros.

É muito importante que o colaborador já saiba quais são as metas a serem alcançadas, pois, dessa forma, a viagem será mais produtiva e os resultados, melhores.

2. Criar uma agenda ou um roteiro

O planejamento das viagens corporativas é um dos principais fatores para que elas sejam bem-sucedidas.

Antes de tudo, o gestor deve orientar o colaborador sobre as datas da viagem e direcioná-lo na solicitação do translado e das reservas de hotel, caso seja necessário.

Deve-se também criar um roteiro a ser seguido e definir as prioridades da viagem.

3. Planejar os gastos

Ao realizar uma viagem a trabalho, o funcionário deve organizar tudo o que deve ser feito, preparando um orçamento e realizando uma estimativa dos gastos.

Esse planejamento da viagem é fundamental para que o colaborador solicite adiantamentos para a viagem e prepare tudo de forma a evitar que problemas ou imprevistos aconteçam.

4. Fazer uma checklist antes da viagem

Uma das piores experiências que um colaborador pode enfrentar em viagens corporativas é chegar ao destino e perceber que algo foi deixado para trás.

Entrar em uma reunião com fornecedores sem os materiais necessários, ou visitar um cliente sem as apresentações corretas pode ser fatal para o negócio e para o sucesso da viagem.

Portanto, é muito indicado que o gestor oriente o colaborador a fazer uma checklist antes de viajar. Dessa forma, é possível evitar imprevistos e garantir que o funcionário esteja preparado para o desafio.

5. Verificar a política de viagens da empresa

Um detalhe fundamental para a organização e o sucesso da viagem é o conhecimento da política de viagens da empresa.

É muito importante que o gestor garanta que o seu funcionário tenha conhecimento da política e saiba como se portar e prestar contas ao término da viagem. Isso ajuda o colaborador a não cometer erros, ou, ainda, arcar com despesas com o dinheiro do próprio bolso.

6. Prestar contas

Ao término da viagem, o colaborador precisa prestar contas à empresa, independentemente de ter utilizado um cartão corporativo, com solicitação de adiantamento, ou de ter utilizado cartões e dinheiro pessoal.

Os gestor deve instruir o funcionário a guardar todas as notas e fazer um diário da viagem, anotando todos os gastos e seus respectivos motivos. Isso facilita a prestação de contas e garante a veracidade das informações.

Aprendeu como orientar seu colaborador em viagens corporativas? Agora, não deixe de seguir a CW Tour no Facebook e fique por dentro das melhores dicas de viagens para o seu negócio!