Organizar a gestão financeira das viagens da empresa é muito importante para manter o controle de cada atividade feita, e assim não prejudicar os demais setores.

Empresas que têm um grande fluxo de viagens corporativas devem estar atentas aos gastos e focar em uma gestão financeira eficiente para poder diminuí-los. Continue acompanhando este post e confira como!

Defina um orçamento para cada viagem

A realização de um orçamento para cada viagem corporativa é essencial para que não ocorram gastos desnecessários. Para isso, você precisa identificar primeiramente quais são as principais fontes de gastos e verificar quais podem ser eliminadas ou diminuídas.

Viagens não planejadas resultam em viagens mais onerosas, devido à compra de passagens mais caras e à reserva de hotéis distantes dos pontos de encontro, seja pela falta de uma pesquisa mais aprofundada, seja por realizar essas ações na “última hora”.

Ao definir um orçamento para cada viagem, busque elaborar estratégias: um exemplo é a criação de um calendário de viagens, que permitirá programar a compra de passagens aéreas com antecedência e aproveitar as promoções oferecidas pelas companhias.

Você também pode criar uma rota, identificando os locais da hospedagem, das reuniões, das refeições e dos meios de transporte a serem utilizados. Assim, fica mais fácil definir um orçamento para cada viagem.

Realize um controle de gastos durante a viagem

Mesmo definindo todo o orçamento da viagem corporativa, é necessário também realizar um controle dos gastos durante a viagem.

É claro que imprevistos podem acontecer, gerando um custo extra. Sendo assim, é importante que exista uma quantia que somente será usada em situações de emergência. Verifique o que foi gasto durante a viagem e se as despesas estão dentro do orçamento.

Faça uma conferência final após a jornada

Depois de feita a viagem, é hora de analisar o total das despesas. Verifique novas estratégias, de modo que nas próximas viagens seja possível economizar ainda mais. Além disso, identifique eventuais problemas encontrados pelos colaboradores durante a viagem que fizeram com que fosse necessário a utilização das reservas de emergência.

Assim, para os próximos eventos, você já eliminará possíveis percalços que poderão ocorrer durante a viagem.

Estabeleça uma política de viagem corporativa

Estabelecer uma política de viagem corporativa pode reduzir os seus custos em até 35%. Você pode estabelecer regras como limite de valor das diárias de hospedagem, escolha de companhias aéreas, estipular um tempo mínimo de antecedência para efetuar a compra das passagens etc.

Agências de viagens que já possuem experiência no ramo corporativo, dão o suporte necessário para que o itinerário aconteça dentro das normas da empresa, sempre com o objetivo de reduzir os custos das viagens corporativas.

Contrate uma agência de viagem

Empresas que trabalham com a gestão de viagens são especializadas em planejar toda a rotina de quem vai realizar a jornada. Essas empresas oferecem pacotes corporativos, o que torna o preço ainda mais atraente.

Esse tipo de pacote também oferece um serviço personalizado e de qualidade, fazendo com que os benefícios da viagem sejam ampliados e a preocupação de quem está viajando, diminuída.

Se a gestão financeira das viagens da empresa for bem realizada, os custos podem diminuir significativamente. Em tempos de crise, saber economizar é essencial para que sua empresa não fique “no vermelho” e tenha que cortar despesas importantes para seu bom funcionamento.

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