Especialmente em tempos de crise, escolher uma agência de viagem corporativa exige alguns cuidados especiais. Trabalhar com a empresa que apresenta vantagens mais significativas pode representar a grande diferença entre reduzir custos ou cortar eventos, convenções, programas de incentivo e até mesmo deslocamentos para atendimento a clientes e negociações.

Logicamente, o que cada gestor deseja é não perder os benefícios que a organização obtém com essas viagens, e por isso ele precisa escolher parceiros que façam com que os deslocamentos caibam no orçamento, mesmo quando a redução de despesas é a palavra de ordem.

Você sabe como escolher uma agência de viagem corporativa que atenda às necessidades de sua empresa? Conhece os melhores critérios para avaliar se uma parceria é oportuna? Então, vamos conhecê-los!

O papel de uma agência de viagem corporativa

Antes de analisarmos os critérios para escolher uma agência de viagem corporativa que seja efetivamente competente, é importante compreender a importância de ter esse tipo de parceiro.

Além de facilitar a organização de uma viagem, uma agencia corporativa busca diminuir os gastos sem perder qualidade no serviço.

O principal diferencial dessas empresas é desenvolver soluções que atendam às necessidades de cada cliente individualmente, nada de pacotes extremamente padronizados — eles devem ser pensados a partir das especificidades do cliente.

Isso pode incluir transporte, hospedagem, organização de eventos e reuniões e até algumas atividades de turismo.

Diferenças entre turismo de lazer e turismo corporativo

Além de compreender a importância das agências, para fazer uma escolha assertiva vale a pena, também, saber a diferença entre turismo de lazer e turismo corporativo.

O propósito é o ponto chave que diferencia os dois tipos de viagem. Quando se viaja a lazer o foco é desfrutar de momentos de descanso, visitar pontos turísticos e se divertir, mas se tratando de turismo corporativo o cenário é bem diferente.

Essas viagens podem ter como objetivo firmar parcerias relevantes, proporcionar aos colaboradores treinamentos importantes, participar de reuniões ou workshops e visitar possíveis clientes.

Devido ao potencial de crescimento e oportunidades que as viagens de negócios geram, elas passaram a ser parte vital da estratégia de muitas empresas.

Logo, se os objetivos são diferentes, a forma de planejar e operar essas viagens também deve ser. O custo deve ser previsto e acompanhado de perto pela empresa, a fim de evitar que as viagens corporativas possam comprometer o orçamento empresarial.

Critérios para escolher uma agência de viagem corporativa

1. Reputação on-line

Não deixe de utilizar esta ferramenta preciosíssima — a internet — para conhecer a avaliação da empresa prestadora de serviços, diante dos clientes já atendidos.

É nesse meio que eles costumam expressar sua satisfação e, principalmente, suas frustrações. Analise essas reclamações, verifique se elas são pontuais ou habituais, e também os canais que mostram com que frequência os problemas foram solucionados.

Esse primeiro passo é muito importante, inclusive para evitar possíveis golpes de agências picaretas. Desconfie de empresas duvidosas e com avaliações muito semelhantes. Veja como a empresa se comporta frente às críticas dos seus clientes. Escolha aquela que tenha uma postura ética e esteja disposta a resolver os problemas com eficiência.

2. Mix de serviços

É importante que quando um de seus colaboradores viaje a trabalho ou leve um grupo para participar de um evento, ele tenha todo o respaldo necessário para realizar as atividades propostas.

Por isso, fuja das agências que oferecem apenas passagem e hotel. Como visitantes, vocês nem sempre conhecerão as melhores opções de traslado, aluguel de veículos, documentação e procedimentos necessários, além de ingressos e outras informações de caráter mais turístico. Isso pode custar tempo e recursos adicionais.

Este é o principal motivo para buscar um parceiro que, pelo menos, disponibilize essas opções. Quanto mais completa for a solução oferecida pelo agente, maiores são as chances de que seu colaborador ou grupo tenha toda a assistência necessária e a melhor experiência possível.

3. Vantagens em relação à concorrência

Neste quesito, é importante avaliar pelo menos dois pontos: o serviço prestado e a taxa cobrada. Todas as empresas precisam ser remuneradas, e este também é o caso das agências.

Porém, é possível realizar uma negociação que atenda às necessidades das duas partes — agências e empresas. O importante é analisar as situações individualmente e encontrar o formato que mais se enquadra ao perfil de cada cliente, como por exemplo Transaction FEE ou outras modalidades.

Por isso, é importante analisar as necessidades do seu empreendimento e definir que tipo de pacote é mais vantajoso, de acordo com o volume de serviços requeridos.

Também é importante avaliar as opções para a gestão de serviços. A opção Self Booking permite que o gestor acesse o sistema e busque as melhores opções para as próximas viagens, emita passagens, efetue reservas de hotéis e outros procedimentos estabelecidos na política de viagem.

Além disso, o sistema gera relatórios customizados que ajudam a analisar o movimento, criar comparativos e identificar procedimentos que favorecem a redução de custos, além da possibilidade de formas de pagamento diferenciadas.

4. Assistência ao viajante

Toda viagem é planejada para que tudo ocorra de acordo com o programado. Porém, imprevistos podem acontecer. É fundamental que a agência parceira preste um atendimento de qualidade ao viajante, ajudando a solucionar o problema da forma mais eficiente e ágil possível.

Um bom termômetro para avaliar isso é a prestatividade e atenção dos funcionários no dia a dia. Se uma empresa se recusa a atender sua companhia, não tira dúvidas ou demora para responder às suas iniciativas de comunicação antes da contratação ou da viagem, não espere muito dela após o embarque!

É fundamental que os colaboradores sejam solícitos e estejam dispostos a atender o cliente quando ele precisa de ajuda imediata. Também é muito importante contar com um plantão de atendimento 24/7. Respeito e atendimento de qualidade são imprescindíveis nessa espécie de contratação.

5. Cuidado com segurança

Para que uma viagem a negócios ocorra com sucesso, é preciso ter cuidado redobrado com a segurança e a saúde do colaborador. Imagine que um funcionário vai embarcar para outro país para se reunir com clientes e no meio do caminho ele precise de um atendimento médico.

Esse atendimento deve ser coberto pela empresa, por isso é essencial escolher uma agência de viagens que providencie seguro viagem adequado e preze, acima de tudo, pela segurança do colaborador. Isso inclui ainda alocá-lo em áreas seguras e hotéis confiáveis, não o expondo a qualquer situação de risco no decorrer da viagem.

6. Pontualidade

Um dos pontos decisivos para criar uma boa imagem de qualquer empresa é a preocupação com pontualidade. Nas viagens corporativas, esse princípio também deve ser seguido. Por isso analise com cuidado a agência de viagem corporativa que for escolher.

Afinal de contas, durante esse tipo de viagem, o colaborador geralmente precisa cumprir uma agenda com horários estabelecidos, e seria muito prejudicial que ele se atrasasse por conta de um equívoco da agência responsável pela viagem.

7. Facilidade no pagamento

Como o custo é um dos pontos mais cruciais numa viagem a negócios, é essencial saber quais são as formas de pagamentos propostas pela agência que você irá contratar. Busque aquela que consiga te dar boas opções de parcelamento sem juros. Dessa forma o orçamento destinado às viagens ficará mais flexível.

Entendeu o que é preciso avaliar na hora de escolher uma agência de viagem corporativa? Esses cuidados podem garantir segurança e satisfação de seus colaboradores, além de contribuir para a redução de custos. Quer conhecer uma ótima opção? Então não perca tempo! Entre em contato com a CW Tour agora mesmo e descubra as vantagens desta parceria!