É verdade que a tecnologia veio para ajudar. Mas, quer saber? Se não for bem utilizada, pode até atrapalhar muito. Imagine a situação: você convoca algumas reuniões por Skype, contudo, nas horas marcadas, o microfone não funciona, a internet trava e os participantes ficam a ver navios.

Para isso não acontecer, é preciso se planejar para otimizar as reuniões por Skype. Quando bem empregadas, você consegue resultados incríveis, como economizar com viagens corporativas, deslocamentos em meio a um trânsito caótico ou até conseguir falar diretamente com uma equipe difícil de se encontrar pessoalmente. Veja 9 dicas para dominar essa ferramenta.

1. Prepare uma pauta

A preparação que você costuma fazer para uma reunião presencial é a mesma que você tem que executar para uma por Skype. A pauta ou check list é um instrumento importantíssimo para que o encontro virtual seja conduzido da melhor forma: com foco e objetivo. Coloque no papel todos os tópicos e garanta que eles sejam discutidos.

2. Defina um tempo

Para que a reunião seja produtiva, defina um tempo para ela. Uma das vantagens das reuniões por Skype é que as pessoas perdem menos tempo com grandes deslocamentos. Dessa forma, você já consegue programar uma agenda coletiva. No entanto, não é por isso que você vai prolongar o encontro online: seja pontual e encerre no momento previsto.

3. Organize o ambiente

Quem vai conduzir uma reunião virtual deve tomar alguns cuidados em relação ao ambiente. Verifique a qualidade da sua luz (se você for usar vídeo) e retire tudo o que possa perturbar o evento. Isso inclui avisar aos demais colaboradores que você estará ocupado, colocar o celular no silencioso, fechar as demais janelas do computador e deixar tudo o que for preciso bem próximo.

4. Cheque os equipamentos

Os equipamentos precisam estar prontos para uso e em perfeitas condições. Não tem nada mais chato do que uma reunião improdutiva com muitas falhas de som, imagem ou conexão. Se você não for bom nessas coisas, conte com a ajuda do pessoal da informática e assegure que a única preocupação do grupo será com a pauta.

5. Estabeleça regras

Antes de começar, é uma boa ideia estabelecer as regras das reuniões por Skype. Sempre deixe claro como se dará a exposição dos assuntos. Sendo assim, não haverá aquelas interrupções incômodas que, no ambiente virtual, causam ruídos na comunicação. Para que a interlocução seja de mão dupla, abra espaço para o outro lado falar em momentos determinados, como, por exemplo, ao término de cada tema ou ao final da explanação.

6. Utilize vídeo

Muita gente ainda foge do vídeo, entretanto, ele é um ótimo recurso para prender a atenção dos espectadores, como também para você analisar a motivação do público. Destarte, peça para que as imagens sejam geradas de ambos os sentidos. A experiência será mais positiva do que uma ligação só com áudio.

7. Grave suas reuniões por Skype

O MP3 Skype Recorder grava gratuitamente as chamadas do programa. A ação é extremamente útil no mundo dos negócios, tanto para checar as informações como para elaborar atas. Um ponto importante é avisar a todos os participantes que o conteúdo da reunião será gravado.

8. Compartilhe sua tela

A tela do seu computador pode ser compartilhada com todos da reunião. Isso é fenomenal do ponto de vista da praticidade para mostrar relatórios, gráficos ou outros documentos relevantes. É só clicar na barra de chamada, depois que ela já foi iniciada, e escolher o item: compartilhar tela. Em instantes, o seu desktop inteiro estará disponível para a plateia. Aproveite para fechar todas as suas redes sociais ou programas que possam comprometer ou constranger.

9. Economize com o Wi-Fi

Essa é uma das melhores dicas para reuniões por Skype. Se você está viajando e precisa economizar no pacote de dados ou o Wi-Fi é caro, utilize os hotspots Skype espalhados pelo mundo todo. O serviço é cobrado utilizando créditos na sua conta, mas sai mais barato do que pagar pela internet das operadoras ou dos hotéis.

As reuniões por Skype podem ajudar bastante nos negócios. Você economiza e consegue acompanhar projetos importantes de perto, mesmo virtualmente. Siga-nos no Facebook e encontre soluções espetaculares para viagens corporativas.